Dienstenteller per lid
Per lid en per gezin zie je hoeveel diensten er zijn gedraaid, hoeveel er nog openstaan en welke zijn afgekocht. Een lijst die het gesprek op de ledenvergadering kort houdt.
Voor sportverenigingen met een eigen kantine
Bardiensten eerlijk verdeeld over de hele club
Verenigingsdienst verdeelt bardiensten, zaaldiensten en clubtaken over alle leden en laat ze onderling ruilen, zodat niemand meer op donderdagavond de ledenlijst hoeft af te bellen.
Demo aanvragen Bekijk wat het doet
Voor voetbal, hockey, korfbal, volleybal, zwemmen, tennis en elke andere club waar de bar door leden wordt gedraaid.
Komende diensten Voorbeeld
- Za 09:00 Sleutel en zaaldienstSporthal, ochtendronde Bezet
- Za 12:30 Bardienst kantineTweede shift, twee personen In de ruilbank
- Zo 10:15 Koffie en kassaThuisprogramma jeugd Nog open
- Wo 19:00 Keuken toernooiavondWarme snacks, drie personen Bezet
Een lid ziet alleen zijn eigen diensten en de diensten die hij mag overnemen. De coordinator ziet het hele bord.
Het probleem
Het rooster hangt, en dan begint het pas
Bijna elke vereniging heeft het rooster wel rond. Het gedoe zit in de weken daarna: de afzeggingen, de ruilen die nergens worden vastgelegd en de vaste namen die alles opvangen.
- De bellijst komt altijd bij dezelfde persoon terecht. Een coordinator die zijn avonden kwijt is aan het zoeken naar vervanging, en die na twee seizoenen zelf ook stopt.
- Ruilen gebeurt in de groepsapp en verdwijnt daar ook. Twee leden regelen het onderling, niemand past het rooster aan en op zaterdag staat er niemand achter de tap.
- Niemand kan uitleggen wie hoeveel diensten heeft gedraaid. Het gevoel dat de een alles doet en de ander nooit iets, zonder dat er een lijst is die dat gesprek kan beslechten.
- De vrijwilligersplicht staat in de statuten en verder nergens. Bij de ledenvergadering komt de vraag terug, en het antwoord blijft: dat houden we een beetje bij.
- Bij een bestuurswissel begint het opnieuw. Het rooster stond in een spreadsheet op de laptop van de vorige penningmeester, met wachtwoord dat niemand kent.
De aanpak
In vier stappen van bellijst naar zelfregelende club
Verenigingsdienst is geen ledenadministratie en geen boekhoudpakket. Het doet een ding: het verdeelt de diensten en houdt bij wat er van komt.
-
Ledenbestand en plicht instellen
Je zet je leden erin met een CSV-bestand, koppelt jeugdleden aan een ouder of verzorger en legt vast hoeveel diensten per seizoen bij een lidmaatschap horen.
-
Het seizoen in een keer plannen
Je maakt dienstsoorten aan, zoals tap, keuken, kassa en sleutel, en zet ze op de speeldagen. Toernooien en feestavonden zet je erbij als losse blokken.
-
Leden krijgen hun eigen diensten
Iedereen krijgt per e-mail een persoonlijke link met zijn diensten, een herinnering vooraf en een knop om de dienst in de ruilbank te zetten.
-
Het bestuur ziet de gaten op tijd
Op het clubbord zie je per week wat bezet is, wat te ruil staat en wat nog open is, zodat je kunt bijsturen voordat de zaterdag er is.
Wat er in zit
Acht onderdelen die het werk overnemen
Alles is gebouwd rond de manier waarop een vereniging echt werkt: met vrijwilligers die het erbij doen en met een bestuur dat het overzicht wil zonder er een dagtaak aan te hebben.
Ruilbank met eigen spelregels
Een lid zet zijn dienst te ruil, alleen geschikte leden zien het aanbod en de eerste die hem overneemt krijgt de dienst. Jij bepaalt tot hoeveel dagen vooraf dat mag.
Herinneringen die op tijd komen
Automatische berichten een week vooraf en de dag ervoor, met de tijd, de taak en de naam van degene met wie iemand samen staat. Wie niets doet, krijgt geen twintig appjes maar een nette herinnering.
Rollen en kwalificaties
Leg vast wie achter de tap mag, wie de keuken draait en wie een sleutel heeft. Wie de leeftijdsgrens van 18 jaar uit de Alcoholwet nog niet haalt, kan niet op een tapdienst worden ingedeeld.
Het clubbord
Een weekoverzicht in verenigingskleuren: groen is bezet, bruin staat te ruil, rood is nog open. Je kunt het bord op een scherm in de kantine tonen.
Afkopen en verrekenen
Leden die hun diensten afkopen zet je op een aparte lijst en exporteer je naar je incassobestand, met machtigingskenmerk en de vooraankondiging die veertien dagen vooraf hoort te gaan.
Seizoensjablonen
Het rooster van vorig seizoen kopieer je naar het nieuwe, inclusief vaste koppels en dienstsoorten. Alleen de speeldagen zet je opnieuw, de rest staat er al.
Overdracht en export
Alles staat in een export die je in een keer meegeeft aan de volgende coordinator. Bij een bestuurswissel raakt de planning niet kwijt op een privelaptop.
Wat het oplevert
Wat je er als club aan hebt
Geen beloftes over percentages, wel de dingen die op een club merkbaar veranderen zodra de diensten ergens staan waar iedereen bij kan.
De coordinator krijgt zijn avonden terug
Het zoeken naar vervanging verschuift van een telefoonlijst naar de leden zelf. Wie afzegt, regelt het in dezelfde beweging.
Het gesprek over eerlijkheid gaat over cijfers
Niet meer wie het hardst roept, maar een teller die laat zien wie welke diensten heeft gedraaid. Dat scheelt gemopper aan de bar.
De kantine gaat gewoon open
Openstaande diensten vallen op als ze nog te vullen zijn, niet als de eerste ouders al voor de deur staan met natte jassen.
Nieuwe vrijwilligers weten wat ze doen
Bij elke dienst staat de taak, de tijd en met wie iemand samenwerkt. Dat scheelt de aarzeling van het eerste keer meedraaien.
De overdracht is een export, geen zoektocht
Nieuw bestuur, zelfde planning. Handig als je toch al bezig bent met de afspraken die de WBTR sinds 1 juli 2021 van verenigingen vraagt.
Rust in de groepsapp
De app blijft voor de wedstrijd en de derde helft. Diensten en ruilen staan op een plek waar ze ook morgen nog te vinden zijn.
Eerlijk verhaal
Wat we wel en niet beloven
We hebben geen sterbeoordelingen, geen logo's van bekende clubs en geen onderzoek dat bewijst dat alles beter wordt. Wat we wel kunnen doen, is precies vertellen wat het product is.
Dit doet Verenigingsdienst wel
- Diensten plannen, verdelen, ruilen en tellen, voor het hele seizoen.
- Herinneringen sturen en openstaande diensten zichtbaar maken.
- Rollen en kwalificaties vastleggen, zoals tap, keuken, kassa en sleutel.
- Afgekochte diensten op een lijst zetten die je naar je incasso exporteert.
- Alles exporteren als CSV-bestand, ook als je weer stopt.
Dit doet het uitdrukkelijk niet
- Geen ledenadministratie, geen contributiefacturen, geen boekhouding.
- Geen kassasysteem en geen voorraadbeheer voor de kantine.
- Geen opslag van gezondheidsgegevens; dat zijn bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 AVG en die horen hier niet.
- Geen bewaarplaats voor de VOG zelf, alleen de aantekening dat je hem hebt gezien.
- Geen wedstrijdprogramma en geen teamindeling; daarvoor houd je je bondssysteem.
De regels waar een kantine mee te maken heeft
Een clubkantine is een keuken en een bar tegelijk. De Alcoholwet, die sinds 1 juli 2021 zo heet, stelt de leeftijdsgrens voor het verstrekken van alcohol op 18 jaar. Voor het eten geldt EU-verordening 852/2004 over voedselveiligheid, waarbij kleine bedrijven met een goedgekeurde hygienecode mogen werken, zoals de Hygienecode voor de Horeca. Allergeneninformatie is geregeld in EU-verordening 1169/2011: er zijn 14 aangewezen allergenen en ook voor onverpakte producten moet de informatie beschikbaar zijn. Mondeling mag, als de informatie schriftelijk is vastgelegd en duidelijk is waar de gast die kan krijgen. Verenigingsdienst regelt die dingen niet voor je, maar zorgt wel dat de juiste mensen op de juiste dienst staan en dat je per rol kunt vastleggen wie wat mag.
Gegevens, AVG en waar alles staat
De gegevens van je leden staan op servers binnen de Europese Unie. De AVG is leidend, aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Wij treden op als verwerker en sluiten de verwerkersovereenkomst die artikel 28 AVG voorschrijft. Je vult zelf je verwerkingsregister aan, dat volgt uit artikel 30 AVG en in de praktijk vrijwel altijd geldt. Leden kunnen hun rechten uitoefenen, waaronder inzage, rectificatie en wissing, en een verzoek moet binnen een maand worden beantwoord, met een verlenging van maximaal twee maanden. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens, waar je ook een klacht kunt indienen.
Wie hierachter zit
Verenigingsdienst is gemaakt door Jimenez Julien, uitgegeven door MLJ. Geen verkoopafdeling en geen callcenter: je krijgt antwoord van de persoon die het bouwt. Lees op de pagina over de auteur waarom uitgerekend de kantineplanning zijn onderwerp is geworden.
Zo ziet het eruit in de praktijk
De situatie hieronder is een schets, geen klantverhaal. Neem een vereniging met vier zaterdagteams en een kantine die van negen tot zes open is. Twee bardiensten per dagdeel, plus een sleutelronde en een keukenblok bij toernooien. Dat zijn al snel honderden diensten per seizoen. Zodra elk lid zijn eigen twee diensten ziet en zelf kan ruilen, verplaatst het werk zich van een persoon met een telefoonlijst naar de club als geheel. Wat overblijft voor het bestuur is het bijsturen van de rode blokken, en dat is een kwartier per week in plaats van een avond.
Wat er gebeurt nadat je het formulier invult
Je bericht komt rechtstreeks in de mailbox van Jimenez Julien terecht. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel voor een demo van een halfuur waarin we jouw seizoen naast het scherm leggen. Geen automatische reeks e-mails, geen telefoontjes die je niet hebt gevraagd, en je gegevens gaan niet naar derden.
Tarieven
Drie pakketten, per maand opzegbaar
Kies op de omvang van je club en niet op het aantal knoppen: alle functies zitten in elk pakket. Het verschil zit in het aantal locaties, dienstsoorten en beheerders.
Kantine
19 euro per maand
- Een locatie en een kantine
- Tot vier dienstsoorten
- Ruilbank en herinneringen
- Twee beheerders
- Export als CSV-bestand
Meest gekozen opzet
Club
39 euro per maand
- Alles uit Kantine
- Onbeperkt dienstsoorten en toernooiblokken
- Gezinnen en jeugdleden koppelen
- Afkooplijst en incasso-export
- Clubbord voor een scherm in de kantine
Complex
79 euro per maand
- Alles uit Club
- Meerdere accommodaties en afdelingen
- Onbeperkt beheerders en coordinatoren
- Rollen per afdeling instellen
- Hulp bij het overzetten van je huidige rooster
Bedragen per maand, exclusief 21 procent btw. Verenigingen betalen per maand of per seizoen, opzeggen kan per maand. Een eigen wens die er niet in past? Vraag een offerte op maat aan via het formulier.
Veelgestelde vragen
Vragen die besturen als eerste stellen
Moeten onze leden een account aanmaken?
Nee. Ieder lid krijgt een persoonlijke link per e-mail en ziet daarmee zijn eigen diensten, kan ruilen en kan bevestigen. Wie liever met een wachtwoord inlogt kan dat instellen, maar verplicht is het niet.
Hoe werkt het ruilen zonder dat de planning uit elkaar valt?
Een lid zet zijn dienst in de ruilbank. Alleen leden die voor die dienst geschikt zijn krijgen het aanbod te zien. Zodra iemand de dienst overneemt wisselt de naam automatisch en krijgt de coordinator van dienst een melding.
Kunnen we ouders van jeugdleden meerekenen in de vrijwilligersplicht?
Ja. Je koppelt een jeugdlid aan een ouder of verzorger, waarna de plicht op naam van die ouder komt te staan. In het gezinsoverzicht zie je hoeveel diensten er per huishouden nog openstaan.
Houden jullie bij wie een VOG heeft ingeleverd?
Je legt per vrijwilliger vast dat een Verklaring Omtrent het Gedrag is gezien en op welke datum dat gebeurde. Het document zelf bewaren wij niet. Een VOG wordt afgegeven door Justis en blijft in het archief van de vereniging.
Waar staan de gegevens van onze leden?
Op servers binnen de Europese Unie. De AVG is leidend, wij sluiten de verwerkersovereenkomst die artikel 28 AVG voorschrijft, en gezondheidsgegevens horen niet in een dienstenplanning thuis.
Kunnen we een afkoopbedrag voor bardiensten innen?
Je legt per lid vast dat een dienst is afgekocht en exporteert die regels naar je incassobestand. Houd rekening met de regels rond SEPA-incasso: de vooraankondiging gaat standaard veertien dagen vooraf en bij een doorlopende machtiging kan een lid binnen acht weken storneren.
Wat gebeurt er als niemand een openstaande dienst overneemt?
De dienst blijft rood op het clubbord staan, ruim voordat de datum in zicht komt. Je stuurt met een klik een herinnering naar de leden die nog diensten tegoed hebben, of je wijst de dienst toe aan wie aan de beurt is.
Kunnen we eerst een seizoen proberen met een deel van de club?
Je begint met een afdeling of een handvol teams en zet de rest van de vereniging later over. Opzeggen kan per maand en je haalt je ledenbestand er op elk moment in een keer uit als CSV-bestand.
Van het clubbord
Laatst geschreven over roosters en vrijwilligers
Praktische stukken voor coordinatoren, secretarissen en iedereen die de kantine draaiend houdt.
Veelgestelde vragen
Welke vragen hebben leden over de vrijwilligersplicht en wat is daarop het eerlijke antwoord?
Van afkopen tot ruilen en van blessures tot ouders van jeugdleden: de vragen die op elke ledenvergadering terugkomen, eerlijk beantwoord.
Praktijkvoorbeeld
Hoe ziet een heel seizoen bardiensten eruit bij een club van augustus tot juni?
Een geschetste vereniging van augustus tot juni gevolgd: de eerste indeling, de winterstop, de toernooidagen en de rekening aan het eind.
Vergelijking
Wanneer schiet een WhatsApp-groep of een spreadsheet tekort voor de dienstenplanning van je club?
Drie manieren om diensten te verdelen, naast elkaar gelegd op ruilen, overzicht, overdracht en de kans dat er iemand achter de tap staat.
Contact
Leg je seizoen naast het scherm
Vertel in het kort hoe jullie het nu doen: hoeveel teams, welke diensten, wie het rooster maakt en waar het misgaat. In een demo van een halfuur zetten we jouw seizoen erin, zodat je ziet hoe het bord er voor jouw club uitziet en niet voor een verzonnen vereniging.
Je zit nergens aan vast. Een aanvraag is vrijblijvend, we bellen niet ongevraagd en je gegevens gaan niet naar derden.
Liever direct mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, ook als het antwoord is dat Verenigingsdienst niet bij jullie past.