Wettelijke informatie
Privacyverklaring van Verenigingsdienst
Welke gegevens deze site van je verwerkt als je contact opneemt, waarom dat mag, hoe lang ze bewaard blijven en welke rechten je hebt. In gewone taal, met de artikelen uit de AVG erbij voor wie het wil nazoeken.
Wie je gegevens verwerkt
Verwerkingsverantwoordelijke is MLJ, SASU met een kapitaal van 500,00 euro, ingeschreven onder SIREN 934 769 837 en RCS 934 769 837 R.C.S. Paris. Directeur van de publicatie is Jimenez Julien. Alle bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor elke vraag over je gegevens mail je naar jimenezjulien42@gmail.com.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is sinds 25 mei 2018 van toepassing en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Die verordening is voor deze site leidend.
Welke gegevens deze site verwerkt
Deze site is een vitrine. Er is geen ledenportaal en er staan geen ledenbestanden op. De enige plek waar je zelf gegevens achterlaat is het contactformulier op de homepage.
- Naam. Om je aan te spreken en te weten wie er namens de vereniging schrijft.
- E-mailadres. Om te kunnen antwoorden en een afspraak voor een demo te maken.
- Bedrijf of organisatie. Optioneel. Meestal de naam van de vereniging, zodat het antwoord bij jullie situatie past.
- Onderwerp van je aanvraag. De keuze uit de lijst, bijvoorbeeld een demo of een van de pakketten Kantine, Club of Complex.
- Je bericht. Wat je zelf schrijft over je situatie: het aantal teams, de soorten diensten of de vraag die je hebt.
- Technische gegevens van de verzending. Het tijdstip en de gegevens die Netlify vastlegt om misbruik van het formulier tegen te gaan.
Zet in het veld voor je bericht geen gevoelige informatie. Gezondheidsgegevens, informatie over blessures van leden, gegevens over minderjarigen of de inhoud van een Verklaring Omtrent het Gedrag horen niet in een contactformulier. Zulke gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en worden hier niet gevraagd en niet verwerkt.
Waarom deze gegevens worden verwerkt
De gegevens uit het formulier worden alleen gebruikt om je bericht te beantwoorden, een demo in te plannen en zo nodig een offerte te maken. Ze worden niet gebruikt voor profilering, niet doorverkocht en niet gedeeld met andere partijen voor reclame. Er is geen nieuwsbrief en er volgt geen automatische reeks e-mails.
Op welke grondslag
Het beantwoorden van je aanvraag gebeurt op grond van de uitvoering van een overeenkomst of van maatregelen die op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst worden genomen. Waar dat niet opgaat, is de grondslag het gerechtvaardigd belang om reageren op een zakelijke vraag mogelijk te maken. Voor het versturen van het formulier is geen toestemming voor cookies nodig; zie het cookiebeleid.
Hoe lang de gegevens bewaard blijven
Een aanvraag die niet tot een samenwerking leidt, blijft maximaal twee jaar in de mailbox staan, zodat een latere vraag in context kan worden beantwoord. Daarna wordt het bericht verwijderd. Leidt je aanvraag tot een overeenkomst, dan blijven de gegevens bewaard zolang die overeenkomst loopt en daarna zolang een wettelijke bewaarplicht dat vraagt. Je kunt op elk moment vragen om eerdere verwijdering.
Wie de gegevens ontvangt
Je bericht komt terecht bij Jimenez Julien en verder bij niemand. Voor de techniek zijn er verwerkers:
- Netlify host de site en verwerkt de inzendingen van het formulier voordat ze per e-mail worden doorgestuurd.
- De e-mailprovider waarmee de mailbox van de uitgever draait, voor de ontvangst en opslag van je bericht.
Met deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten zoals artikel 28 AVG voorschrijft. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken om hun dienst te leveren.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
De gegevens worden zoveel mogelijk binnen de Europese Unie verwerkt en opgeslagen. Waar een dienstverlener onderdelen buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen. Voor de klanten van de software geldt hetzelfde uitgangspunt: de gegevens van leden staan op servers binnen de Europese Unie.
Beveiliging
De site draait volledig over een beveiligde verbinding. Toegang tot de mailbox is afgeschermd met tweestapsverificatie. Komt er ondanks alles toch een datalek voor, dan wordt dat intern geregistreerd en, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico voor betrokkenen oplevert, binnen 72 uur na ontdekking gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het lek een hoog risico voor jou oplevert, word je zelf ook geinformeerd.
Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Het wordt binnen een maand beantwoord. Is het verzoek ingewikkeld, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; daarover krijg je dan bericht. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan om aanvullende informatie worden gevraagd waarmee je jezelf identificeert.
Klacht indienen
Ben je niet tevreden over de manier waarop je gegevens worden behandeld, laat dat dan eerst weten via het e-mailadres hierboven. Kom je er niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.
De gegevens van jullie leden
Gebruikt je vereniging Verenigingsdienst voor de planning, dan is de vereniging zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de leden en treedt MLJ op als verwerker. Er wordt dan een verwerkersovereenkomst gesloten op grond van artikel 28 AVG. In de planning horen alleen gegevens die nodig zijn om diensten te verdelen: naam, contactgegevens, team of afdeling, het aantal diensten en of een dienst is gedraaid, geruild of afgekocht. Van een Verklaring Omtrent het Gedrag wordt hooguit vastgelegd dat die is gezien en op welke datum; het document zelf blijft in het archief van de vereniging. Denk er ook aan dat de plicht tot een verwerkingsregister uit artikel 30 AVG in de praktijk vrijwel altijd voor verenigingen geldt.
Wijzigingen in deze verklaring
Verandert er iets aan de manier waarop deze site met gegevens omgaat, dan wordt deze verklaring aangepast en de datum bovenaan bijgewerkt. Wie wil weten hoe de planning zelf met gegevens omgaat, vindt daar meer over op de homepage van Verenigingsdienst en in het artikel over de wetten rond de clubkantine en de ledenlijst.